Aby pielgrzymka mogła się odbyć, już kilka miesięcy wcześniej należy zająć się jej przygotowaniem.
Wszystko zaczyna się od przemyślenia i ustalenia hasła przewodniego Pielgrzymki na dany rok. Później Przewodnicy poszczególnych grup sami opracowują sposób i szczegóły realizacji programu zgodnego z hasłem, przygotowując konferencje na poszczególne dni wędrówki.
Należy również przygotować całą dokumentację pielgrzymkową zgodną z wymogami prawnymi, aby w odpowiednim czasie została dostarczona do urzędów wojewódzkich terenów, przez które przechodzi Pielgrzymka, a także do stosownych komisariatów Policji.
Na dwa miesiące przed pielgrzymką Koordynatorzy wraz z Głównym Kwatermistrzem muszą zadbać o to, aby zapewnić pielgrzymom noclegi. Wraz z Dyrektorem Pielgrzymki przemierzają całą trasę, by dotrzeć do proboszczów, dyrektorów szkół, sołtysów oraz komendantów remiz strażackich w poszczególnych miejscach noclegowych i z nimi omówić szczegóły noclegów w danej miejscowości.
Potem rodzi się pomysł na tzw. „gadżety pielgrzymkowe”: chusty i identyfikatory, a także przygotowuje się śpiewnik pielgrzymkowy, w którym umieszczane są teksty Liturgii Godzin (Jutrzni i Nieszporów), czytania mszalne, a także śpiewy — zarówno te wykonywane podczas liturgii, jak też śpiewane w czasie drogi.
Kolejny etap przygotowań to opracowanie dokładnej trasy przemarszu, podziału służb. Za trasę przemarszu odpowiedzialni są Piloci danych grup, którzy jeszcze przed pielgrzymką objeżdżają całą trasę przemierzaną później przez pielgrzymów. To do nich należy czuwanie nad tym, aby pielgrzymi nie zgubili się na szlaku wędrowania.
Część trasy pielgrzymki wiedzie przez ruchliwe ulice i przez miasta. Ważną rolę pełnią zatem Porządkowi — to oni sprawnie kierując ruchem samochodowym zapewniają bezpieczne dotarcie pielgrzymów przed Obraz Matki Bożej Jasnogórskiej.
Aby każda grupa pielgrzymkowa miała szansę usłyszeć konferencje, mogła wspólnie śpiewać i modlić się, potrzebna jest grupa ludzi odpowiedzialna za dobre nagłośnienie. Służby Techniczne przed pielgrzymką przygotowują sprzęt, a w czasie drogi czuwają nad jego sprawnym funkcjonowaniem.
Dużą rolę w całej Pielgrzymce pełnią Kwatermistrzowie. Nie pielgrzymują wraz z pielgrzymką, lecz po zakończeniu rannej mszy świętej wyruszają samochodami do miejsc noclegowych i tam, wędrując od domu do domu, proszą gospodarzy o nocleg dla pielgrzymów.
Ściśle z kwatermistrzami współpracuje Służba Bagażowa pielgrzymki. Służba bagażowa czuwa nad tym, by bagaże poszczególnych grup znalazły się w odpowiednim miejscu noclegowym i jeszcze przed wejściem pielgrzymów zostały wyładowane, natomiast o świcie następnego dnia znów zapakowane na samochody mogły wyruszyć w dalszą drogę.
Kolejna służba, bez której pomocy wielu pielgrzymów już po kilku dniach musiałoby wrócić do domu, to Służba Medyczna wraz z Panią Doktor, która przewodzi tej grupie. Służba ta dba o nasze zdrowie w czasie wędrówki i w miejscach noclegowych.
Pielgrzymi to przemieszczająca się społeczność, która niestety „produkuje” dużą ilość śmieci, dlatego nieocenione znaczenie w czasie pielgrzymki ma Służba Ekologiczna, która stara się o to, by miejsca postoju pielgrzymki pozostały czyste.
Dość specyficzną grupę stanowią Kierowcy (karetki, samochodów ciężarowych, zaopatrzenia, busów), którzy obsługują pielgrzymkę. Nie wędrują, co prawda, ale przejeżdżają wiele kilometrów, aby pomóc nam w dobrej organizacji całej pielgrzymki.
Dzięki Bożej opiece, sprawnej organizacji i pomocy chętnych, angażujących się w pracę poszczególnych służb, a także otwartości serc mieszkańców miejscowości położonych na trasie naszego pielgrzymowania, z roku na rok możemy cieszyć się możliwością dziękowania Pani Jasnogórskiej za łaskę i opiekę, przed jej Cudownym Obrazem.
Nasi dobroczyńcy: Burmistrz Niepołomic — Jan Kracik, Gmina Spółdzielnia Samopomocy Chłopskiej w Niepołomicach, Firma Auto-Krak, Firma Ford-Partner, Firma Toyota, Firma Suzuki, Firma Renault, Krakowskie Pogotowie Ratunkowe, Państwowa Straż Pożarna, Stowarzyszenie „Lekarze Nadziei”, Hurtownie aptek: „Ruch S.A.”, „Rondomed”, „Amara”, Liceum Ogólnokształcące nr 1, Szkoła Podstawowa nr 38